Canal de Denuncias

1. Introducción

Como consecuencia de la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL, se ha integrado dentro de dicho sistema el Sistema Interno de Información (en adelante, Canal Ético), con el objetivo de seguir reforzando la cultura de cumplimiento, ética y transparencia en la organización.

El uso adecuado de este canal fomenta la proactividad dentro de BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL, permitiendo detectar posibles incumplimientos de la normativa aplicable, de la normativa interna o conductas irregulares, y ponerlos en conocimiento del órgano competente para la adopción de las medidas oportunas, así como, en su caso, trasladar los hechos a las autoridades correspondientes. Todo ello con la finalidad de prevenir la comisión de conductas que puedan ocasionar perjuicios a la organización, a sus empleados, clientes o terceros relacionados.

El presente procedimiento describe el ámbito de aplicación del Canal Ético, las personas legitimadas para su uso y las conductas que pueden ser objeto de comunicación; identifica al órgano responsable y sus funciones; establece los principios y garantías que rigen la gestión de las comunicaciones recibidas; regula los derechos y obligaciones de las personas implicadas; y detalla el funcionamiento del Canal Ético, así como el tratamiento de los datos personales.

Esta iniciativa, impulsada por el Órgano de Administración, garantiza la protección de las personas informantes mediante la adopción de principios como la ausencia de represalias, la confidencialidad, la posibilidad de anonimato, la integridad y la diligencia en la gestión. Asimismo, se apoya en medidas técnicas y organizativas adecuadas que aseguran la accesibilidad, la seguridad de la información, la trazabilidad y la correcta gestión documental del sistema.

2. Ámbito de aplicación

El presente procedimiento regula el funcionamiento del Canal Ético de BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL.

Su ámbito de aplicación se extiende a toda la organización.

1. ¿Quién puede comunicar a través del Canal ético?

El Canal ético está disponible para todas las personas vinculadas a BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL como son trabajadores, proveedores, clientes, consejeros y accionistas, así como cualquier otra persona que este en contacto con la entidad en el marco de las actividades profesionales que lleven a cabo.  

1. ¿Qué hechos puedo comunicar?

Los hechos que pueden ser informados a través del Canal ético son todos aquellos que supongan un incumplimiento, de la normativa aplicable, de la normativa interna o de los principios y valores de la organización.

Siguiendo la normativa aplicable, las comunicaciones transmitidas a través del Canal ético deben referirse a conductas, ya sean acciones u omisiones, que puedan constituir:

• Infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos previstos en la Directiva (UE) 2019/1937, incluyendo aquellas que resulten de aplicación al sector de la distribución de seguros.
• Infracciones del Código Penal Español o infracciones administrativas graves o muy graves.
• Infracciones de la normativa interna de BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL.

De manera específica, las comunicaciones enviadas a través del Canal ético se pueden categorizar de la siguiente manera:

• Mercado y Consumidores: Conductas que atentan contra el mercado, la libre competencia y los consumidores.
• Corrupción y fraude: Acciones que supongan cualquier tipo de corrupción, soborno o fraude. (Ej.: entregar o recibir regalos, obsequios y atenciones, que contravengan lo establecido en la política de anticorrupción, cuando ello pueda afectar a la objetividad o influir en una relación comercial, profesional o administrativa.)
• Prevención del blanqueo de capitales: incumplimientos de las obligaciones de diligencia debida, identificación de clientes o comunicación de operaciones sospechosas.
• Protección de datos y seguridad de la información: accesos indebidos, fugas de información o tratamiento inadecuado de datos personales.
• Derechos de los trabajadores: Hechos producidos mediante engaño o abuso de situación de necesidad que impongan a los trabajadores condiciones laborales o de Seguridad Social que perjudiquen, supriman o restrinjan los derechos que tengan reconocidos por disposiciones legales, convenios colectivos o por sus propios contratos individuales.
• Acoso y Discriminación: Cualquier comportamiento negativo y persistente que tiene como objetivo intimidar, dañar, amedrentar o controlar a otra persona. El Canal ético del Grupo está habilitado para comunicar cualquier forma de acoso (laboral, sexual, etcétera).
• Otros: Cualquier otra incidencia por infracción del Código Ético o que pueda tener reconocida un carácter penal.

No serán objeto de tramitación a través del Canal Ético aquellas comunicaciones relativas a conflictos interpersonales que afecten exclusivamente al ámbito personal (cuestiones laborales ordinarias, contractuales o vacacionales), ni aquellas relacionadas con incidencias en la prestación del servicio o atención al cliente, que deberán canalizarse a través de los procedimientos habilitados al efecto.

Asimismo, no serán objeto de tratamiento las comunicaciones realizadas de forma consciente de manera falsa, fraudulenta o de mala fe, pudiendo dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias o legales.

1. Órgano Competente

El órgano responsable de la gestión del Canal Ético de BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL será el Órgano de Administración, que designa a FRANCSICO JAVIER HUETE FRANCO, en su condición de Director, como Responsable del Sistema Interno de Información.

El Responsable del Sistema Interno de Información será el encargado de supervisar el funcionamiento del Canal Ético, garantizando la adecuada dotación de recursos para su correcta gestión y velando por el cumplimiento de los principios y garantías establecidos en el presente procedimiento, actuando con plena autonomía e independencia en el ejercicio de sus funciones.

3. Principios y garantías del Canal ético

Comunicación: Se dará a conocer el Canal Ético, sus garantías y su funcionamiento a todas las partes interesadas mediante acciones de información y sensibilización. Asimismo, se podrán incluir acciones formativas específicas sobre el uso del Canal Ético dentro del plan anual de formación.

Accesibilidad: Para garantizar la efectividad del Canal Ético, es necesario que los interesados puedan acceder a él de forma sencilla y segura. En este sentido, BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL garantiza su accesibilidad a través de los medios habilitados, al que la entidad se encuentra adherida a través del Consejo General de Colegios de Mediadores de Seguros, pudiendo accederse al mismo desde la página web de dicho organismo o directamente a través del siguiente enlace: https://mediadoresdeseguros.canaldenuncia.app/

Confidencialidad: Durante todo el proceso, los datos facilitados serán tratados de forma estrictamente confidencial. Asimismo, se permitirá la realización de comunicaciones anónimas. El acceso a los datos quedará limitado exclusivamente a las personas debidamente autorizadas, garantizando que ningún tercero no autorizado pueda acceder a los mismos. Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para la correcta gestión de la comunicación.

En este sentido, se procurará que, durante la fase de investigación, intervengan, cuando sea necesario, profesionales con conocimientos en materia de protección de datos, con el fin de garantizar la intimidad del informante y, en su caso, de las personas afectadas, preservando en todo momento el anonimato cuando así se haya solicitado, evitando cualquier posible represalia.

Derecho de acceso a la información: El informante podrá acceder al estado de tramitación de su comunicación en los términos legalmente previstos, y se informará a las personas afectadas de aquellos aspectos del procedimiento que les conciernan, respetando en todo caso la normativa aplicable.

Gestión del conflicto de interés: En caso de que existan situaciones que puedan suponer un conflicto de interés en las personas que intervengan en la recepción, investigación o resolución de la comunicación, estas deberán abstenerse de participar en el procedimiento.

Se consideran, entre otras, causas de conflicto de interés:

• Vinculación directa con los hechos comunicados.
• Relación de amistad o enemistad manifiesta con el informante o la persona afectada.
• Relación de parentesco, matrimonio o análoga relación de afectividad con el informante o la persona afectada.

En caso de concurrir alguna de estas circunstancias, la persona afectada deberá comunicarlo y apartarse inmediatamente del procedimiento. En caso contrario, cualquiera de las partes intervinientes podrá solicitar su recusación.

Inexistencia de represalias: Se garantiza la ausencia de represalias para las personas que comuniquen información de buena fe a través del Canal Ético. El Responsable del Sistema Interno de Información realizará el seguimiento necesario para asegurar el cumplimiento de este principio.

No obstante, no serán objeto de protección aquellas comunicaciones realizadas de forma consciente de manera falsa o de mala fe, pudiendo dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias o legales.

Proporcionalidad: Las actuaciones llevadas a cabo en el marco del Canal Ético serán las estrictamente necesarias para la correcta investigación de los hechos, evitando cualquier actuación desproporcionada.

En este sentido, los medios facilitados por la empresa (como el correo electrónico corporativo o los equipos informáticos) podrán ser utilizados en el proceso de investigación, siempre respetando los derechos fundamentales y la normativa vigente.

Legalidad y justicia: En todo momento se respetará la legislación vigente, especialmente en materia de protección de datos, derecho laboral y relaciones con autoridades administrativas y judiciales.

Se garantizará el respeto a los derechos del informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero implicado, así como el derecho de defensa y la presunción de inocencia. Las actuaciones de investigación se limitarán al ámbito interno, sin perjuicio de la posible intervención de las autoridades competentes cuando los hechos pudieran ser constitutivos de infracción o delito.

Diligencia: El Responsable del Sistema Interno de Información tramitará las comunicaciones con la debida diligencia. En todo caso, se dará respuesta en el plazo máximo de tres (3) meses desde la recepción de la comunicación, pudiendo ampliarse dicho plazo por otros tres (3) meses en casos debidamente justificados.

Celeridad: La recopilación de información y pruebas se llevará a cabo con la mayor rapidez posible, sin comprometer la calidad ni la integridad de la investigación, especialmente en aquellos casos que puedan afectar a la reputación de las personas o de la organización.

4. Obligaciones y derechos
   1. ¿Qué obligaciones y derechos tiene el informante de buena fe?

Confidencialidad

El informante deberá realizar comunicaciones de buena fe, entendiéndose por tales aquellas basadas en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse un comportamiento irregular o ilícito, aun cuando no disponga en ese momento de pruebas concluyentes. Las comunicaciones deberán realizarse sin ánimo de causar perjuicio, sin abuso de derecho y sin desprecio por la verdad. Las comunicaciones realizadas de mala fe podrán dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias o legales.

BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL garantizará la máxima confidencialidad de las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético, así como la identidad del informante, que no será revelada a la persona afectada ni a terceros sin su consentimiento expreso, salvo obligación legal.

Todas las personas que intervengan en la gestión de la comunicación estarán obligadas a mantener estricta confidencialidad durante todas las fases del procedimiento.

Asimismo, el informante deberá preservar la confidencialidad de la información comunicada y colaborar, en la medida de lo posible, en el desarrollo de la investigación.

El informante estará protegido desde el inicio de la comunicación conforme a los principios y garantías establecidos en la presente Política. De acuerdo con la Ley 2/2023, podrá acceder a medidas de apoyo, información y asesoramiento en los términos previstos en dicha norma.

Se adoptarán las medidas necesarias para impedir el acceso de terceros no autorizados a la información. Con fines estadísticos y de mejora del sistema, una vez finalizada la investigación, podrá conservarse la información sin datos personales identificativos.

Prohibición de represalias

Ningún empleado o tercero que realice una comunicación de buena fe podrá ser despedido, sancionado disciplinariamente o sufrir cualquier otro tipo de perjuicio en su relación laboral o profesional o promoción laboral como consecuencia de la comunicación de buena fe; tampoco se podrán otorgar referencias negativas, denegar formación, o cualquier otra medida que cause discriminación por hacer un buen uso del Canal ético.

Derecho de acceso a la información con garantías

El informante podrá realizar el seguimiento del estado de su comunicación a través del sistema habilitado en el Canal Ético, mediante un identificador y clave de acceso, garantizando en todo momento la confidencialidad, seguridad y encriptación de la información.

Asimismo, el Canal podrá disponer de mecanismos de comunicación que permitan la interacción con el informante, incluso en caso de que este haya optado por el anonimato.

1. ¿Qué obligaciones y derechos tiene la persona investigada?

La persona investigada tendrá derecho a ser informada de la existencia de una comunicación que le afecte, así como de los hechos objeto de la misma, en los términos legalmente previstos, salvo que dicha información pueda comprometer el buen fin de la investigación.

BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL garantizará en todo momento que la gestión de las comunicaciones se realice con el máximo respeto al honor y a la presunción de inocencia de la persona investigada. En caso de que la comunicación sea falsa, la persona investigada tiene derecho a que así se refleje en los informes pertinentes que se realicen en el marco de la Investigación.

5. Gestión de las comunicaciones

Las comunicaciones serán gestionadas de manera diligente por el Responsable del Canal ético y el equipo designado a tal efecto, manteniendo las garantías y principios establecidos en el presente Procedimiento.

1. ¿Cómo presento la comunicación?

BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL pone a disposición de sus grupos de interés las siguientes vías de comunicación:

• Vía web: accediendo al Canal Ético, al que la entidad se encuentra adherida a través del Consejo General de Colegios de Mediadores de Seguros, mediante el siguiente enlace: https://mediadoresdeseguros.canaldenuncia.app/
• Presencial o correo postal: a la atención del Responsable del Canal ético en EDIFICIO VALDES CENTER – AV. AMSTERDAM LOCAL 1A – LOS CRISTIANOS – 38650 ARONA – (S.C. TENERIFE)

El informante interesado en comunicar de manera presencial deberá solicitar cita previa a través del formulario de descripción de la comunicación a través del Canal ético y el Responsable del Canal dará audiencia atendiendo su petición en el plazo máximo de 7 (siete) días desde el momento de la solicitud.

En el caso de elegir la vía verbal habilitada en el Canal (mensaje de voz), o la vía presencial, el informante debe saber que las conversaciones podrán ser grabadas informándole previamente del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016. En todo caso, el informante revisará dichas grabaciones o transcripciones para verificar la autenticidad mediante su firma.

En caso de que la comunicación del comportamiento inadecuado se hiciera por cualquier otra vía que no fuera a través del Canal ético, por ejemplo, a través del jefe inmediato, directivo, o mando intermedio, proveedores, clientes, entre otros. La persona que recibe la comunicación viene obligada a requerir a dicho empleado o cualquier otra persona informante, a que la redirijan al Canal ético de BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL o se la comunique al Responsable del Canal o Compliance Officer.

En todos los casos, para las comunicaciones recibidas por un canal diferente al software de canal ético, el responsable del canal debe registrarlas en el software, con el fin de garantizar las medidas de seguridad y confidencialidad de las comunicaciones y en el caso de las comunicaciones no anónimas le brindará al informante el código de la denuncia y el PIN para que éste pueda hacer seguimiento.

1. ¿Es obligatorio identificarse?

No es obligatorio identificarse como informante, se permite la comunicación anónima.

Sin embargo, BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL recomienda e invita al informante siempre que sea posible, a identificarse para que, de esta manera, el Responsable del Canal ético pueda protegerle de forma efectiva de posibles represalias y agilizar la investigación y recopilación de evidencias. En este caso, se garantiza absoluta confidencialidad de los datos identificativos.

No obstante, serán igualmente atendidas de manera confidencial aquellas comunicaciones anónimas que pudieran considerarse válidas para iniciar investigación.

1. Canales externos de comunicación

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción “Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de esta ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno”.

Por tanto, la persona informante podrá acudir a la siguiente autoridad externa directamente, sin acudir antes al Canal interno de la organización:

• La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), que dispone de un canal externo de información para comunicar hechos incluidos en la Ley 2/2023. Al que se puede acceder en el siguiente link: https://www.proteccioninformante.gob.es/canales-de-presentacion-deinformaciones

1. Fases de gestión de una comunicación

La gestión de las comunicaciones llevada a cabo por el Responsable del Canal ético y el equipo específico designado, se realizará de manera homogénea en cinco fases principales: Triaje, recepción, investigación, decisión y Compliance (cierre).

• Fase de Triaje – empresa externa

Una vez enviada la comunicación por parte del informante entra en fase de triaje. El Gestor del Canal (empresa externa) será el encargado de revisar la información recibida y emitirá un informe con análisis y recomendaciones para la gestión posterior, procediendo a enviar la comunicación al responsable interno del Canal ético.

• Recepción y clasificación de la comunicación

Una vez recibida la comunicación, el responsable del Canal ético revisará la información recibida y procederá, en función de la tipología de la comunicación, a decidir alguna de las siguientes alternativas: (i) desestimación, (ii) tratamiento por otro cauce, (iii) solicitud de información adicional que deberá ser proporcionada en el plazo máximo de 3 días naturales o (iv) validación.

El informante que haya aportado datos de contacto recibirá un acuse de recibo en la dirección de correo proporcionada. En todo caso, este acuse de recibo será enviado en un plazo máximo de siete (7) días desde el momento de recepción de la comunicación.

La fase de recepción y categorización de las denuncias tendrá un tiempo máximo de duración de siete (7) días naturales.

Una vez aceptada, se asignarán los equipos concretos que se encargarán de la investigación.

La mera comunicación puede conllevar la aplicación de medidas cautelares de forma urgente que permitan velar por la integridad de las pruebas, informaciones y personas relacionadas con la comunicación.

Dichas medidas cautelares se pueden decidir e implementar en el mismo momento de recepción de una comunicación, cuando se estudie el supuesto de hecho de esta, y se pueda valorar la idoneidad de las medidas para esa situación en concreto.

Las medidas cautelares deben ser proporcionadas a las circunstancias que las motivan; no podrán poner en riesgo la confidencialidad sobre los datos de ningún empleado o tercero; no podrán vulnerar, sin motivación y causa, los derechos de nadie y no podrán ser nunca más gravosas que las medidas que habrían de imponerse en caso de progresar la comunicación.

• Investigación de los hechos y cierre de expediente

Una vez validada la comunicación, se formará el equipo investigador para llevar a cabo esta segunda fase.

Todas las comunicaciones aceptadas serán investigadas en el plazo máximo de tres (3) meses a partir del envío del acuse de recibo o, si no se envió acuse de recibo, a partir de los 7 días siguientes a la recepción de la comunicación. Este plazo podrá ser prorrogado tres (3) meses más por causas justificadas.

El equipo propuesto por el receptor, según la tipología de la comunicación o las circunstancias concretas recopilará evidencias que prueben la veracidad o no de los hechos comunicados, a través de entrevistas, llamadas, análisis de archivos y documentación, revisión de equipos, oficinas o cualquier método que permita recabar información al respecto, siempre respetando la legislación vigente.

Todas las personas que participen durante este proceso se comprometen a mantener absoluta confidencialidad de los datos, independencia y ausencia de conflicto de interés. En este sentido, las personas objeto de las averiguaciones de los investigadores deberán participar, de manera veraz, diligente y completa, a las peticiones del equipo siempre de forma proporcional y amparados por la legislación vigente.

En caso de que la comunicación esté ligada a incumplimientos especialmente graves o cuando las circunstancias del caso así lo requieran, el Equipo Investigador, adoptará las medidas oportunas para garantizar en todo momento la objetividad de la Investigación.

Será en esta fase cuando se decida la comunicación a la parte afectada si esto no supone un conflicto para el transcurso correcto de la investigación.

En todo caso, el Responsable del Sistema, previa comunicación a la Dirección de podrá BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL poner en conocimiento del Ministerio Fiscal o Autoridades pertinentes aquellos hechos comunicados que puedan ser constitutivos de un delito de manera inmediata.

El Equipo Investigador, una vez verificado los hechos comunicados propondrá al Decisor una propuesta de sanción que considere pertinente.

Finalizada la fase de investigación, se analizarán las propuestas del equipo investigador y se redactará el plan de acción final, el cual puede incluir las medidas que se consideran necesarias para corregir, paliar y prevenir en futuras ocasiones la comisión de la irregularidad denunciada.

Por último, se redactará el informe final o de reporte de conclusiones dirigido al informante y parte afectada y se procederá al cierre del expediente.

6. Tratamiento de datos personales

Los datos personales recogidos durante el proceso de gestión de comunicaciones serán tratados por BORACAY BROKERS CORREDURIA DE SEGUROS SL para gestionar las comunicaciones recibidas a través de las vías de comunicación expuestas en el presente documento como Canal ético de la organización.

Estos datos serán de carácter identificativo (nombre, apellidos, email, documento de identidad y teléfono de contacto), así como cualquier dato que el informante considere necesario aportar a la gestión de la comunicación.

La base de legitimación para el tratamiento de los datos personales se fundamenta en el artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, en relación con la obligación legal de disponer de un Sistema Interno de Información conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

La finalidad del tratamiento de los datos es la gestión de las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético, incluyendo su recepción, análisis, investigación y resolución, así como la adopción de las medidas que, en su caso, resulten procedentes.

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación, plazo que no excederá de tres (3) meses desde la recepción de la comunicación. En caso de que se inicie una investigación, los datos podrán seguir siendo tratados durante el tiempo necesario para su tramitación, siendo posteriormente bloqueados y conservados conforme a la normativa aplicable.

Una vez finalizada la gestión, la información será archivada con acceso restringido, aplicando las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo sistemas de cifrado y control de accesos.

Asimismo, podrá conservarse información anonimizada con fines estadísticos, de control interno o para la elaboración de informes, sin que sea posible la identificación de las personas afectadas.

El acceso a los datos estará limitado exclusivamente a las personas autorizadas por el Órgano de Administración, en el ejercicio de sus funciones y siempre bajo criterios de necesidad y proporcionalidad.

Los datos no serán comunicados a terceros salvo en los supuestos en que exista una obligación legal, requerimiento de la autoridad judicial o administrativa competente, o cuando resulte necesario para la investigación de los hechos comunicados. En particular, podrán comunicarse a Juzgados y Tribunales, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o autoridades supervisoras cuando proceda.

No están previstas transferencias internacionales de datos personales.

Las personas interesadas podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, en los términos previstos en la normativa de protección de datos, a través de los siguientes canales de contacto:

Dirección postal: EDIFICIO VALDES CENTER – AV. AMSTERDAM LOCAL 1A – LOS CRISTIANOS – 38650 ARONA – (S.C. TENERIFE)

Correo electrónico: fjh@boracayborkers.com

El tratamiento de los datos personales en el marco del Canal Ético cumplirá en todo momento con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como en la Ley 2/2023, de 20 de febrero.